Cluster Bedrijfsvoering

De afdeling P&O is verantwoordelijk voor alles wat met medewerkers te maken heeft. Zo zorgen de teamleden van P&O er bijvoorbeeld voor dat de juiste mensen worden aangenomen, dat medewerkers ondersteund worden in hun ontwikkeling en dat iedere maand de salarissen worden betaald.

De afdeling P&O heeft een breed aanbod aan HR-diensten binnen de organisatie. Zoals het regelen van de in-, door- en uitstroom van medewerkers en het bieden van strategisch advies aan het management. De afdeling P&O bestaat uit verschillende teams, zoals:

• Salaris- en personeelsadministratie
• Recruitment
• Verzuim- & vitaliteit
• HR-analytics
• HR-business partners
• Leren & Ontwikkelen

Samen zetten wij ons in voor belangrijke thema’s zoals diversiteit en inclusie, integriteit, goed werkgeverschap, arbeidsmarktcommunicatie en vitaliteit. Deze thema’s zijn essentieel voor het creëren van een werkomgeving waarin alle medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen.

Inkoop is een krachtig middel waarmee we als gemeente impact kunnen maken op belangrijke thema’s zoals duurzaamheid, kansengelijkheid en het versterken van de lokale economie. Met een jaarlijks inkoopvolume van ruim 200 miljoen euro speelt inkoop een essentiële rol bij het realiseren van ons beleid. Alle leveringen, diensten en werken waarvoor een factuur wordt betaald, vallen onder de inkoopverantwoordelijkheid van de gemeente Zaanstad.

Een deel van de inkoopactiviteiten vindt centraal plaats, een ander deel decentraal. Team Inkoop wordt betrokken bij inkooptrajecten met een totale contractwaarde van € 50.000 of meer (jaarlijkse waarde keer de looptijd van de overeenkomst). Onder deze drempel kopen de afdelingen zelfstandig in. De inkooptrajecten worden uitgevoerd volgens het vastgestelde inkoopbeleid en de bijbehorende inkoopvoorwaarden. Hierbij werken we op basis van een inkoopkalender, die jaarlijks wordt geactualiseerd. Onze inkooporganisatie is ingericht volgens de principes van categoriemanagement. Dit betekent dat we inkopen binnen vaste inkoopcategorieën. In totaal zijn er binnen Zaanstad tien inkoopcategorieën gedefinieerd.

Team Inkoop bestaat uit 7 inkoopadviseurs, 1 aanbestedingsjurist, 1 contractenjurist, 1 data-analist, 1 duurzaamheidsadviseur, 1 SROI-adviseur en 3 medewerkers inkoopondersteuning.

Het Subsidiebureau verwerkt jaarlijks ongeveer 700 subsidieaanvragen, met een totaalbedrag van ruim 40 miljoen euro. Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager. De gemeente hanteert hiervoor de Algemene Subsidieverordening (ASV) en 19 specifieke subsidieregelingen.

De kerntaken van het Subsidiebureau zijn:

• Beoordelen en verwerken van subsidieaanvragen ingediend door stichtingen, instellingen, inwoners en bedrijven, wat leidt tot een toekenning of afwijzing.
• Dossiervorming van subsidies die de gemeente Zaanstad zelf ontvangt (inkomende subsidies). Dit gebeurt in samenwerking met drie subsidiecoördinatoren binnen verschillende afdelingen.

Het Subsidiebureau bestaat uit een procesbeheerder/coördinator, een jurist, een senior medewerker en 4 medewerkers uitvoering.

De afdeling is verantwoordelijk voor de informatievoorziening en ICT, bedrijfsvoeringsfuncties die ondersteunend zijn aan de gemeentelijke dienstverlening.

De kerntaken van de afdeling zijn:

• Ontwikkelen en beheren van de interne en externe informatievoorziening, waaronder de informatiesystemen waarmee de gemeentelijke processen zoals uitkeringen of vergunningen worden ondersteund.
• Leveren van ICT-dienstverlening waaronder telefonie, werkplekapparatuur, audiovisuele middelen, netwerken en systemen, ondersteunend aan de informatievoorziening.
• Analyseren en verbeteren van gemeentelijke processen inclusief de besturing daarvan.
• Ondersteunen en adviseren van de organisatie op het gebied van informatieveiligheid en privacy, zodat gegevens veilig en verantwoord worden verwerkt.

Met onze expertise zorgen wij ervoor dat inwoners en medewerkers kunnen rekenen op betrouwbare en veilige digitale dienstverlening.

De afdeling Facilitaire Zaken is verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van facilitaire diensten binnen de organisatie. De afdeling zorgt voor een veilige, efficiënte en goed onderhouden werkomgeving, zodat medewerkers optimaal kunnen functioneren. Facilitaire Zaken biedt ondersteuning op alle locaties waar gemeentelijke medewerkers werkzaam zijn.

De kerntaken van de afdeling zijn:

• Gebouwbeheer: Onderhouden en beheren van de gemeentelijke huisvesting voor ambtenaren.
• Inkoop en contractbeheer: Inkopen en beheren van facilitaire contracten, zoals voor schoonmaak, catering en beveiliging.
• Veiligheid: zorgdragen voor toegangsbeheer, brandveiligheid en bedrijfshulpverlening (BHV).
• Logistiek: beheren van vervoersmiddelen die in gebruik zijn door gemeentelijke medewerkers.

Kortom, Facilitaire Zaken speelt een essentiële rol in de ondersteuning van de gemeentelijke organisatie, zodat medewerkers hun werk optimaal kunnen uitvoeren in een veilige en goed onderhouden omgeving.

De afdeling Bestuur- en Managementondersteuning (BMO) van de gemeente Zaanstad speelt een cruciale rol in het faciliteren van een efficiënt en effectief bestuurlijk proces. Met een team van ongeveer 50 toegewijde professionals draagt BMO bij aan een soepele en professionele ondersteuning van het bestuur en het management.

• Team Bestuurlijke Besluitvorming (BBV) is verantwoordelijk voor het coördineren van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Dit omvat het voorbereiden, begeleiden en bewaken van besluitvormingstrajecten, waarbij nauw wordt samengewerkt met diverse interne en externe stakeholders om te zorgen voor transparante en goed onderbouwde besluiten.
• Het Management- & Directiesecretariaat verzorgt voor de organisatie de volgende werkzaamheden: agendabeheer, correspondentie, notuleren van vergaderingen in de business en het beheren van vertrouwelijke documenten.

Door deze diverse taken draagt de afdeling Bestuur- en Managementondersteuning bij aan een stabiele en professionele ondersteuning van de bestuurlijke- en managementprocessen binnen de gemeente, wat bijdraagt aan een transparante en effectieve dienstverlening aan de inwoners.

De afdeling Communicatie, Bestuurssecretariaat en Kabinet is verantwoordelijk voor de communicatie naar alle inwoners, ondernemers en organisaties; verzorgt de representatie van de Burgemeester en het college van B&W bij kabinetszaken en protocollaire aangelegenheden; en geeft secretariële ondersteuning aan het college van B&W.

De afdeling DIV is primair verantwoordelijk voor het informatiebeheer binnen de gemeente Zaanstad. Dit in de breedste zin van het woord. Niet alleen het beheer van de fysieke archieven (voor overdracht naar het Gemeente Archief Zaanstad), maar ook alle digitale data die zich in de applicaties en de systemen van de gemeente Zaanstad bevinden.

De kerntaken van de afdeling zijn:

• Beheren van alle fysieke documenten die in aanmerking komen voor selectie en vernietiging conform de Archiefwet.
• Beheren van informatie in de zaaksystemen Verseon en Mozard.
• Beheren van informatie in primaire vakapplicaties (denk hierbij aan Centric Leefomgeving, GOUW-belastingen, Suite voor Sociaal Domein et cetera).
• Inrichten en beheren van de I-navigator (centrale applicatie voor inzicht in het totale informatielandschap).
• Registeren van groot deel van de dagelijkse binnenkomende fysieke post in zaaksysteem Mozard.
• Beleid opstellen voor en adviseren over het gebruik en de opslag van informatie voor de gehele organisatie.
• Direct betrokken bij de uitvoering van de Wet open overheid (Woo). Nadruk ligt hierbij op het zoeken en vinden van informatie over de systemen heen.

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de centrale financiële administratie binnen de gemeente. Afdeling Financiën zorgt voor betrouwbare, getrouwe en tijdige financiële informatie voor het management en bestuur en is verantwoordelijk voor het financieel beheer en de advisering hierover ter ondersteuning van de (bestuurlijke) besluitvorming.

De kerntaken van de afdeling zijn:

• Borgen van een betrouwbare financiële administratie en financiële verslaglegging;
• Verzorgen van de financiële advisering aan de lijn;
• Inrichten, ontwikkelen en beheren van de administratieve organisatie en interne beheersing van de financiële processen;
• Opstellen van het financiële deel van de Planning & Control documenten zoals jaarrekening en begroting;
• Opstellen van externe rapportages en verantwoording, bijvoorbeeld ten aanzien van ontvangen subsidies;
• Uitvoeren van de Treasury werkzaamheden.

Met onze expertise zorgen wij ervoor dat inwoners en medewerkers kunnen rekenen op een transparant en verantwoord financieel beheer.

De afdeling Business Control verleent het management zowel gevraagd als ongevraagd advies met betrekking tot strategische en bestuurlijke vraagstukken. Daarbij ligt de focus van deze advisering op het bereiken van de gemeentelijke doelstellingen op een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige wijze. Tevens toetsen zij bestuurlijke besluitvorming aan wet- en regelgeving, interne beleidslijnen en richtlijnen. Ze borgen de naleving van (bestuurlijke) afspraken en dragen bij aan het beheersen van risico’s.

Business controllers fungeren als strategische en tactische adviseurs voor het management. Ze ondersteunen bij het nemen van afgewogen beslissingen door het verstrekken van relevante informatie en analyses. Deze analyses omvatten zowel financiële als niet-financiële gegevens om trends, risico’s en kansen te identificeren voor (nieuw) beleid van de gemeente.